Glossar
Affiliated Entities sind mit einer antragstellenden Organisation juristisch verbunden (z.B. Tochterunternehmen) und beteiligen sich mit ähnlichen Rechten und Pflichten am Projekt. Sie erhalten einen Teil der Förderung, zählen jedoch nicht als offizieller Partner des Projektkonsortiums. Sie benötigen eine eigene PIC.
Mit Antragstellung müssen je nach Förderbereich Annexes (Anhänge) hochgeladen werden, die im jeweiligen Call Document aufgelistet sind.
Das Annotated Model Grant Agreement (AGA) ist eine kommentierte Version des Vertrages (Grant Agreement), der bei Bewilligung eines Projekts mit der EU-Kommission geschlossen wird. Im AGA werden wichtige Aspekte wie z.B. förderfähige Kosten genauer erklärt. Einen Blick ins AGA zu werfen kann hilfreich sein, um Detailfragen im Vorfeld zu klären. Im Funding & Tender Opportunities Portal (FTOP) steht es zum Download zur Verfügung.
Die Application Form Part B ist das Herzstück des Antrags. Sie ist eine vorformatierte Word-Datei mit Fragen zum Projektvorhaben. Diese sind angelehnt an die Vergabekriterien der Ausschreibung. Es müssen u.a. Angaben zum Work Plan (Struktur des Projekts), den Work Packages (Arbeitspaketen), Events und Trainings sowie dem Zeitplan gemacht werden. Das ausgefüllte Dokument wird als PDF im Antragsportal hochgeladen. Die Application Form Part B darf nicht länger als 50 Seiten sein.
Antragstellende Organisationen können mit assoziierten Partnern zusammenarbeiten. Assoziierte Partner sind Partnerorganisationen, die sich am Projekt beteiligen, aber keinen Anspruch auf die bewilligten EU-Fördergelder haben. Auch sie benötigen eine PIC.
Die eingereichten Projektanträge werden in einem mehrstufigen Verfahren von Vertreter:innen der EU-Kommission und Expert:innen aus teilnahmeberechtigen Ländern ausgewählt. Die Bewertung der Anträge basiert dabei auf folgenden Kriterien: Relevanz, Qualität der Inhalte und Aktivitäten, Projektmanagement sowie Kommunikation und Verbreitung.
Beneficiary bedeutet „Leistungsempfänger:in“ oder „Begünstigte:r“. In den Ausschreibungen und Antragsunterlagen sind damit alle (Partner-)Organisationen gemeint, die EU-Förderung erhalten und an der Umsetzung des Projektes beteiligt sind. Bei Projekten mit mehreren Partnern (z.B. Kooperationsprojekte) übernimmt eine Organisation, also ein „beneficiary“ des Partnerkonsortiums zusätzlich die Rolle des Koordinators.
Die Budget-Tabelle in Form einer Excel-Datei umfasst den Kostenplan des Projekts und wird mit Antragstellung eingereicht. Pro Projekt wird ein Kostenplan erstellt, in dem die Ausgaben aller Partner einzeln gelistet werden. Das Budget wird nach dem System der Customised Lump Sums (pro Partner und Work Package kalkulierte individuelle Pauschalbeträge) erstellt und als Annex im FTOP hochgeladen. Am Ende des Projekts muss kein Finanzprüfbericht erstellt werden. Entscheidend für die finale Auszahlung der EU-Förderung ist die Einhaltung der Deliverables.
Das Call Document ist die Ausschreibung, mit der die EU-Kommission Projekte zur Einreichung auffordert. Das Call Document umfasst alle wichtigen Informationen rund um die Ausschreibung, Antragsvoraussetzungen, Antragstellung und -bewertung. Möchten Sie einen Antrag für Kreatives Europa KULTUR einreichen, sollten Sie sich in jedem Fall das Call Document anschauen.
Bei einer Förderung durch Kreatives Europa KULTUR wird ein Teil der förderfähigen Projektkosten von der EU gedeckt. Die Ko-Finanzierungsraten und die max. Fördersumme unterscheiden sich je nach Förderbereich. Der restliche Teil der Kosten kann z.B. durch Eigenmittel aus dem Budget der Organisationen, Drittmittel (Zuschüsse, Spenden, Sponsoring etc.) oder durch das Abstellen von Personal gedeckt werden. Eine Kofinanzierung durch eine andere EU-Förderung (Doppelfinanzierung) ist nicht möglich.
Bei Anträgen in den Förderbereichen Europäische Kooperationsprojekte und Literaturübersetzungen mit mehreren Partnern, gibt es einen Hauptantragsteller (Coordinator oder auch Lead Partner). Er reicht den Antrag im Namen aller Partner ein und schließt als Hauptansprechpartner den Vertrag mit der EACEA und ist für die Projektkoordinierung zuständig (z.B. Verteilung der Gelder im Konsortium). Bei Förderzusage sollte zwischen den Partnerorganisationen eines Konsortiums eine Kooperationsvereinbarung geschlossen werden. Diese beinhaltet Rechte und Pflichten aller Beteiligten. Diese Vereinbarung muss nicht mit den Antragsunterlagen eingereicht werden.
Unabhängig seiner inhaltlichen Schwerpunkte muss jedes Projekt einen Beitrag zu zwei Querschnittsthemen leisten. Neben dem Querschnittsthema „Umwelt und Kampf gegen den Klimawandel (ökologische Nachhaltigkeit)“, müssen die Themen „Inklusion, Diversität und Gleichstellung der Geschlechter“ adressiert werden.
Deliverables sind Teil der Work Packages. Sie sind der der konkrete Output, die Projektleistung oder die Ergebnisse, die aus den jeweiligen Projektaktivitäten hervorgehen. Mit den Deliverables wird später „bewiesen“, dass die Aktivitäten, die mit Antragstellung angegeben werden, tatsächlich umgesetzt wurden.
Die European Education and Culture Executive Agency (Europäische Exekutivagentur für Bildung und Kultur) übernimmt die Verwaltung des Förderprogramms. Zusammen mit der Europäischen Kommission wählt die EACEA die zu fördernden Projekte aus. Bei Förderzusage wird der Vertrag zwischen dem Projektkoordinator und einer:m Project Officer der EACEA geschlossen.
Die Partner des Projektkonsortiums müssen ihren Sitz in einem am Programm Kreatives Europa KULTUR teilnahmeberechtigten Land haben. Aktuell sind dies die 27 Mitgliedstaaten der EU (Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechische Republik, Ungarn, Zypern), der Europäische Wirtschaftsraum (Island, Norwegen, Liechtenstein) sowie die assoziierten Länder Albanien, Armenien, Bosnien und Herzegowina, Georgien, Kosovo, Montenegro, Nordmazedonien, Serbien, Ukraine und Tunesien.
Das Funding and Tender Opportunities Portal (FTOP) ist das zentrale Portal für alle EU-Förderprogramme und
Ausschreibungen. Es wird von der Europäischen Kommission verwaltet und von ihr und anderen EU-Dienststellen u.a. zur Bereitstellung der Antragsunterlagen und Antragstellung genutzt. Wie Sie sich und Ihre Organisation im FTOP anmelden und registrieren, können Sie in unserem Tutorial nachschauen.
Die Grant Agreement Preparation Phase (GAP-Phase) beginnt nach der Förderzusage. In dieser Phase wird der Vertrag (Grant Agreement) zwischen dem Projekt und der EACEA vorbereitet. Am Ende der GAP-Phase wird der Vertrag geschlossen.
Bei Förderzusage schließt das Projektkonsortium bzw. der Projektkoordinator einen Vertrag (Grant Agreement) mit der EACEA. Diese Vereinbarung legt den Rahmen und die Bedingungen der Fördermittelauszahlung fest. Als Vertragsvorlage dient das Annotated Model Grant Agreement.
Der:Die LEAR (Legal Entity Appointed Representative) muss pro Partnerorganisation nach Bewilligung ernannt werden. Die Person erhält die Rechte zur Verwaltung der Organisation und der Projekte im FTOP.
Antragstellende Partner müssen juristische Personen sein, also Einrichtungen mit vom Gesetz anerkannter rechtlicher Verfassung. Das umfasst öffentliche Einrichtung wie z.B. Ministerien, öffentliche Museen oder Theater sowie privatrechtliche Körperschaften wie z.B. eingetragene Vereine oder Unternehmen. Auch Einzelunternehmer:innen können Anträge stellen. Einzelpersonen („Natürliche Personen“) sind nicht antragsberechtigt. Die antragstellende Organisation (in Konsortien der Coordinator) muss bei Antragstellung seit mindestens zwei Jahren über einen Rechtsstatus verfügen. Für die weiteren Partnerorganisationen gilt dies nicht.
Der Antrag besteht aus drei Teilen: Part A wird online im Funding and Tender Opportunities Portal (FTOP) ausgefüllt. Man gelangt über den Button „Edit Forms“ zum Part A. Dort müssen allgemeine Eckdaten zum Projekt wie z.B. Angaben zu allen Partnerorganisationen, eine kurze Zusammenfassung der Projektinhalte sowie Angaben zum Budget gemacht werden.
Part B besteht aus einer Application Form, die je nach Förderbereich mit weiteren Annexes (z.B. Budget Table) im FTOP hochgeladen wird.
Part C wird online im FTOP ausgefüllt. Hier müssen die Auswahl der Prioritäten eingegeben sowie kurze, statistische Angaben zu den beteiligten Organisationen gemacht werden.
Wenn Sie einen Antrag über das FTOP einreichen wollen, müssen Sie sich als Einzelperson über den EU-Login registrieren, um in einem zweiten Schritt Ihre Organisation zu registrieren und eine PIC-Nummer (Participant Identification Code) zu erhalten. Die PIC-Nummer ist eine neunstellige Zahl, mit der Ihre Organisation im System der EU registriert wird und identifiziert werden kann. Ist die PIC-Nummer für die jeweilige Organisation angelegt, muss sie nicht erneut generiert werden. Sie muss für alle weiteren Antragstellungen genutzt werden. Detaillierte Informationen zur PIC-Registrierung bekommen Sie in unserem Tutorial.
Ca. 30 Tage nach Vertragsabschluss wird die erste Rate der Fördersumme ausgezahlt. Die Auszahlungsmodalitäten unterscheiden sich je nach Förderbereich. Die Restsumme zahlt die EU nach Prüfung des finalen Reportings aus.
Es besteht die Möglichkeit, Unterverträge zu vergeben. Gemeint ist damit die externe Vergabe einer größeren Projektaktivität. Kleinere Aufträge z.B. für Catering, Honorare etc. fallen unter Services. Die Vergabe von Unteraufträgen, die mehr als 30 % der gesamten förderfähigen Kosten ausmachen, muss im Antrag begründet werden.
Die Budgetkategorie „Third Parties“ umfasst Zahlungen an Dritte z.B. in Form von Preisgeldern, Stipendien oder Pauschalen für Residenzen von Künstler:innen. Je nach Förderbereich gibt es verschiedene Vorgaben zur Umsetzung solcher Maßnahmen.
Work Packages sind die Arbeitspakete, in die das Projekt unterteilt werden muss. D.h. alle Aktivitäten müssen gruppiert und in Arbeitspaketen zusammengefasst werden, die in der Application Form Part B dargelegt werden. Anhand der Work Packages können die Projektpartner zeigen, wie ihr Projekt strukturiert ist, welche Ziele sie verfolgen und wie sie Rollen im Projekt verteilen.