Frequently Asked Questions (FAQs)

Hier finden Sie eine Sammlung häufig gestellter Fragen zu den Kooperationsprojekten im Programm KREATIVES EUROPA - Teilprogramm KULTUR.

Sollten Sie keine Antworten auf Ihre Fragen finden oder noch weitere Informationen benötigen, können Sie sich gerne auch direkt an uns wenden. Unsere Kontaktdaten finden Sie hier.

Diese FAQs sollen Antragstellern bei der Vorbereitung Ihres Antrags im Programm KREATIVES EUROPA helfen. Wir erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und die FAQs ersetzen auch nicht die offiziellen Guidelines der EACEA und die Grant Agreements.

Antrag & Registrierung

Welche technischen Voraussetzungen benötige ich auf meinem Computer, um den elektronischen Antrag zu stellen?

Die EACEA hat auf ihrer Website Informationen und Anleitungen zu den technischen Voraussetzungen zusammengestellt.

Wie registriere ich meine Einrichtung und erhalte ein ECAS Nutzerkonto und einen PIC?

Bitte folgen Sie diesen zwei Schritten:

Schritt 1: Registrierung für ein ECAS-Nutzerkonto
ECAS (European Commission Authentication Service) bescheinigt die Identität ihrer Einrichtung auf den Internetseiten der Europäischen Kommission. Alle Antragsteller und Partnerorganisationen müssen sich ein ECAS-Nutzerkonto zulegen und eine PIC-Nummer generieren.
Hier als „External“ registrieren

Schritt 2: PIC generieren
Mit den Login Daten von ECAS erhalten Sie im Teilnehmerportal (Participant Portal) der EACEA den PIC (Participant Identification Code). Tragen Sie die Angaben zu Ihrer Einrichtung ein und laden die entsprechenden Dokumente hoch.
Hier geht es zum Teilnehmerportal

Hinweis: das Teilnehmerportal ist ein zentrales Registrierungssystem der Europäischen Kommission. Bitte nutzen Sie nur einen PIC pro Einrichtung.

Wo finde ich das Antragsformular?

Sobald alle Partner im Projekt einen PIC haben, kann das elektronische Antragsformular eForm auf dem Participant Partnership Management Tool erstellt werden.

Erstellen des Antragsformulars eForm
Mit der PIC-Nummern des Antragstellers und der Partnerorganisationen kann das elektronische Antragsformular eForm auf der Website der EACEA erstellt werden. Eine Änderung oder Aktualisierung der Partnerorganisationen ist möglich. Sie können ein neues Antragsformular durch einen Klick auf Creative a new application form erstellen.
 
Weitere Informationen finden Sie im “Guide for Applicants”, der praktische Tipps zur Antragstellung bietet. Wir empfehlen auch, den eForm User Guide gründlich zu lesen. Beide Dokumente werden gemeinsam mit dem entsprechenden Aufruf (Call) veröffentlicht.

Wo finde ich die Checkliste der Dokumente, die mit dem Antrag eingereicht werden müssen?

Die Checkliste finden Sie auf der letzten Seite der „Guidelines for call for proposals“ des jeweiligen Aufrufs (Calls). Die Liste erläutert, welche Dokumente an das eForm angehangen werden müssen. Weiterführende Informationen zu den benötigten Dokumenten finden Sie auch im „Guide for Applicants“.
Die oben erwähnten Dokumente und die entsprechenden Formulare (z.B. Ehrenwörtliche Erklärung, Mandate, …), die an das eForm angehangen werden müssen, werden mit dem Call for Proposals/Aufruf zur Einreichung von Vorschlägen veröffentlicht.

Was muss ich noch zu den obligatorischen Dokumenten für die elektronische Antragstellung wissen?

Der Antrag muss in elektronischer Form eingereicht werden (eForm & Anhänge).
Die Checkliste für obligatorische Dokumente finden Sie auf der letzten Seite des Leitfadens (Guidelines). Eine ausführlichere Erläuterung finden Sie im „Guide for Applicants“. Beide Dokumente werden online zusammen mit dem Aufruf (Call for Proposal) veröffentlicht.

Dazu einige nützliche Hinweise:

Formular Finanzangaben/Financial Identification Form (Bankinformationen des Antragstellers): bei Kontoauszug mit Kontobezeichnung, Kontonummer/IBAN und Name der Bank sind Stempel und Unterschrift der Bank auf dem Formular Finanzangaben nicht notwendig (s. dazu auch Informationen auf dem Formular Finanzangaben).

Elektronische Unterschriften: Es wird empfohlen die Dokumente auszufüllen, auszudrucken, zu unterschreiben und einzuscannen. Die EACEA akzeptiert aber auch elektronische Unterschriften.
Sowohl farbige als auch schwarz/weiß-Scans werden akzeptiert.

Wo kriege ich Hilfe bei technischen Problemen mit eForm oder mit den Unterlagen?

Wenn Sie die Antwort auf Ihre technischen Probleme nicht im entsprechenden User Guide oder auf den Websites des CEDs oder der EACEA finden, können Sie sich an das technische HelpDesk der EACEA wenden:

Telefon: +32 229 90705
E-Mail: EACEA-HELPDESK[at]EC.EUROPA[punkt]EU

Weitere Informationen Sie auf der Website der EACEA

Was ist der Unterschied zwischen einem rechtlichen Vertreter und dem LEAR?

Der Antragsteller muss bei der Registrierung im Teilnehmerportal (Participant Portal) keinen rechtlichen Vertreter benennen. Der rechtliche Vertreter (berechtigter Unterzeichner) sollte/muss im eForm aufgeführt werden.
Neben dem rechtlichen Vertreter, muss die Organisationen einen LEAR (Legal Entity Appointed Representative) benennen. Das bedeutet:
Der LEAR ist die Person, die berechtigt ist, Angaben zur Organisation im Teilnehmerportal (Participant Portal) zu ändern.
Die Person, die als LEAR benannt wird, muss nicht der rechtliche Vertreter der Organisation oder die Kontaktperson für das Projekt sein. Jeder Mitarbeiter einer Organisation kann vom rechtlichen Vertreter der Organisation als LEAR benannt werden.

Gibt es ein Ablaufdatum für Dokumente im Teilnehmerportal, z.B. für das Formular Rechtsträger?

Antragsteller sind dazu aufgefordert Dokumente im Teilnehmerportal hochzuladen, die maximal 6 Monate alt sind. Sollte der Antragsteller bereits einen validierten PIC haben und sich nichts geändert haben, muss das Formular Rechtsträger nicht erneut hochgeladen haben.
Wird ein Projekt zur Förderung ausgewählt und der PIC noch nicht validiert sein, müssen alle Dokumente, die älter als 6 Monate sind, erneut hochgeladen werden.

Müssen alle Partner das Formular Rechtsträger im Teilnehmerportal hochladen?

Ja, alle Partner müssen das Formular Rechtsträger im Teilnehmerportal hochladen.

Wie kann ich Änderungen im Teilnehmerportal vornehmen oder neue Dokumente hochladen?

  • Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort auf dem Teilnehmerportal an
  • Unten links auf der Seite sehen Sie die Überschrift „Modify registered data“
  • Klicken Sie auf den Link „My Organisations option“
  • Klicken Sie auf den roten Knopf „MO“ (modify organisation)

Was sind die häufigsten formellen Fehler?

  • Der Antrag wurde nach dem Ende der Frist eingereicht.
  • Unterschriften fehlen oder wurden nicht im Original zur Verfügung gestellt.
  • Dokumente wurden von jemand anderem, als dem rechtlichen Vertreter unterzeichnet.
  • Es gibt nicht genügend Partnerorganisationen.
  • Der Koordinator und/oder die Partner sind Einzelpersonen (nicht juristische Personen).
  • Dokumente fehlen, z.B. Teile der ehrenwörtlichen Erklärung fehlen oder die falsche Dokumentvorlage wurde genutzt.
  • In der ehrenwörtlichen Erklärung wurde keine oder die falsche EU-Fördersumme eingetragen.
  • Das Budget ist nicht ausgeglichen oder unvollständig.
  • Das Datum des Projektstarts liegt nach dem von der EACEA definierten Zeitrahmen.
  • Die benötigten Anhänge wurden nicht eingereicht.

Kooperationsprojekte: Allgemeine Fragen

Was ist die Rolle des Koordinators und der Partner?

Der Koordinator und die Partner müssen Organisationen sein, die im Kultur- und Kreativsektor aktiv sind. Sie müssen eine konkrete und essentielle Rolle bei Planung, Umsetzung und Finanzierung des Projektes haben.
Der Koordinator reicht den Antrag bei der EACEA ein und hat eine koordinierende Rolle (z.B. Kommunikation mit allen Partnern und der EACEA, Weiterleitung des EU-Zuschusses an die Partner) und trägt die Hauptverantwortung für die Umsetzung der Aktivitäten gemäß dem Fördervertrag. Wird ein Projekt zur Förderung ausgewählt, unterzeichnet die antragstellende Organisation den Fördervertrag mit der EACEA.
Die Rolle und Aufgaben des Koordinators und der Partner müssen in der Kooperationsvertrag festgelegt werden.

Was ist die Rolle von "inoffiziellen Partnern" (früher assoziierte Partner)?

Inoffizielle Partner nehmen am Projekt teil ohne rechtlich und finanziell verantwortlich zu sein. Sie nehmen z.B. aufgrund ihres Fachwissens und für den Austausch am Projekt teil. Sollten inoffizielle Partner einen finanziellen Beitrag zum Projekt leisten, muss dies als „contribution from private or public sources“ im Budget aufgeführt werden. Inoffizielle Partner werden in Teil des eForms und in der detaillierten Projektbeschreibung genannt.

Warum werden Beauftragungsschreiben (mandate letter) benötigt?

Jeder Partner muss ein Beauftragungsschreiben (mandate letter) unterzeichnen, die die Teilnahme an dem Projekt bestätigt. Durch die Unterschrift geben die Partner dem Koordinator den Auftrag in ihrem Namen bzgl. des Projektes zu handeln.

Im Beauftragungsschreiben müssen die Partner ihren eigenen finanziellen Beitrag zum Projekt (self financing) nennen.

Was gibt es noch über die Eigenfinanzierung (self financing) zu wissen?

Eigenfinanzierung (self financing) ist der Anteil am Projektbudget, den der Koordinator und die Partner zum Projekt beitragen, z.B. durch das Abstellen von bezahltem Personal. Wenn Zuschüsse aus privater oder öffentlicher Hand (contributions from private and public sources) bereits gesichert sind, ist es nützlich hierüber einen Nachweis vorzulegen, da sich dieser positiv auf die Bewertung der finanziellen Leistungsfähigkeit auswirkt.

Ist ein Einzelunternehmen ein förderfähiger Antragsteller?

Es kommt darauf an. Wenn für ein Einzelunternehmen eine Einkommenssteuererklärung abgegeben wird, ist es nicht förderfähig. Ist dies nicht der Fall, ist das Einzelunternehmen förderfähig.

Was sollte in der Kooperationsvereinbarung festgelegt werden?

Für ein Kooperationsprojekt muss das Konsortium (Koordinator und Partner) eine Kooperationsvereinbarung abschließen. Es sollte rechtlich bindend alles aufführen, was für die Zusammenarbeit relevant ist und was erfüllt werden muss (die eingebundenen Partner, Aufgaben, Aktivitäten, Finanzierung, Dauer,…). Es sollte klar die Rolle und Aufgaben aller Partner und ihren finanziellen Beitrag beschreiben. Die Kooperationsvereinbarung sollte folgende Punkte abdecken:

  • Eine klare Beschreibung des Projektes und der Projektaktivitäten;
  • Rolle und Pflichten der Partner (sowie mögliche Sanktionen);
  • Finanzielle Angelegenheiten (Beitrag, Budgetaufteilung zwischen den Partnern, Vorfinanzierung, Teilen der indirekten Kosten);
  • Rechtliche Fragen (Dauer, Haftung, Vertragsbruch, Kündigung, Streitbeilegungsverfahren, …);
  • Der Antrag oder der zukünftige Fördervertrag können Teil des Anhangs der Kooperationsvereinbarung sein.

Es empfiehlt sich sehr die Dauer der Kooperationsvereinbarung über das Enddatum des Projektes auszudehnen, um die Phase der Berichterstattung an die EACEA abzudecken (der Abschlussbericht muss spätestens zwei Monate nach Ende des Projektes bei der EACEA eingereicht werden).

In welcher Sprache kann der Antrag eingereicht werden?

Der Antrag muss in einer der 24 EU-Amtssprachen eingereicht werden. Empfohlen wird jedoch, den Antrag auf Englisch, Deutsch oder Französisch einzureichen.

Eine Übersicht der 24 EU-Amtssprachen finden Sie hier.

Kann der Projektantrag gleichzeitig bei mehreren EU-Programmen eingereicht werden?

Projekte dürfen keine Förderung aus mehr als einem Programm erhalten. Es ist möglich bei anderen EU-Programmen als KREATIVES EUROPA einen Antrag zu stellen. Im Falle von zwei Zusagen, muss ein Antrag zurückgezogen werden (Ausschluss von Doppelfinanzierung).
In Einzelfällen, bei sehr umfassenden Projekten, können einzelne Komponenten von Projekten als separate Projekte betrachtet werden und als solche eingereicht werden. In diesem Fall muss das Projekt in deutlich voneinander zu unterscheidende Teile geteilt werden und der Verdacht der Doppelfinanzierung ausgeschlossen werden.

Was ist bei Änderungen während der Projektumsetzung zu beachten?

Während der Projektphase sollte der Projektkoordinator engen Kontakt mit dem project officer (Sachbearbeiter) bei der EACEA halten. Bei Änderungen (Zeitplan, Partner, Verteilung der Kosten, …) sollte der Koordinator diese der EACEA umgehend mitteilen und vom project officer bestätigen lassen. Ansonsten kann es zu Problemen bei der Auszahlung der letzten Ratenzahlung kommen.
Alle Änderungsanträge sollten rechtzeitig vom Koordinator eingereicht werden, spätestens jedoch einen Monat vor Ablauf des Förderzeitraums.

Finanzielle Aspekte

Welche Kosten sind förderfähig?

Förderfähige Kosten müssen mit förderfähigen Aktivitäten des Projektes korrespondieren. Sie entstehen bei den Begünstigten während der Dauer des Projektes und sind im Projektbudget aufgeführt. Sie müssen bei den Begünstigten buchhalterisch erfasst sein und solidem Finanzmanagement entsprechen. Förderfähige direkte Kosten sind im Kern: Kosten in Verbindung mit den Projektaktivitäten; Kommunikation und Verbreitung; Reise- und Aufenthaltskosten; Personalkosten inklusive Sozialabgaben. Für indirekte Kosten gibt es eine Pauschale von max. 7% der gesamten förderfähigen Kosten.

Abschreibung von Ausstattung und nicht-abzugsfähige Mehrwertsteuer sind förderfähige Kosten. Sachkosten oder Kursverluste sind nicht förderfähig. Detaillierte Informationen zu förderfähigen und nicht-förderfähigen Kosten finden Sie in den Guidelines/Leitfaden, die mit dem Aufruf (call for proposals) veröffentlicht werden.

Was ist der Zeitraum für förderfähige Kosten?

Kosten sind förderfähig, wenn sie in den Förderzeitraum des Projektes fallen, der im Antrag bzw. im Fördervertrag angegeben wurde (Start und Ende des Projektes). Jeder Aufruf zur Einreichung von Vorschlägen (call for proposals) gibt einen Zeitplan vor (Fristen für Einreichung von Anträgen, Information der Antragsteller, Unterschrift der Förderverträge, Start der Projekte).

Wenn ein Kooperationsprojekt zur Frist Anfang Oktober eingereicht wird, dauert die Bewertung 6 Monate. Antragsteller werden im März des Folgejahres informiert. Nach Unterzeichnung des Fördervertrags mit der EACEA können kleine Kooperationsprojekte zwischen Mai und Dezember starten, große Kooperationsprojekte zwischen Juni und Dezember.

Die maximale Projektlaufzeit beträgt 48 Monate.

Sind vorbereitende Kosten förderfähig?

Kosten im Zusammenhang mit der Vorbereitung des Projektes können nicht gefördert werden. Nur Kosten, die während der Förderperiode entstehen sind förderfähig.

Wie hoch ist der Anteil des EU-Zuschusses zum Gesamtbudget meines Projektes? Wie kann ich die restlichen Kosten finanzieren?

Eine EU-Förderung ist ein finanzieller Zuschuss, um zur Umsetzung der politischen Ziele der EU einen Beitrag zu leisten. Die EACEA vergibt einen Zuschuss von bis zu 60% (für kleine Kooperationsprojekte, max. 200.000 Euro) bzw. bis zu 50% (für große Kooperationsprojekte, max. 2 Mio. Euro) des gesamten Projektbudgets. Die restlichen 40% bzw. 50% müssen vom Projektkonsortium durch andere Quellen abgedeckt werden (öffentliche Förderungen, Sponsoren, eigene Mittel, Einnahmen).

Zu welchem Zeitpunkt müssen Antragsteller einen Nachweis über die Kofinanzierung erbringen?

Der Nachweis muss entweder beim Vertragsabschluss oder beim Abschlussbericht erbracht werden.

In welcher Währung muss das Budget erstellt werden?

Das vorläufige Budget muss in Euro erstellt werden. Antragsteller außerhalb der Eurozone müssen Kosten, die in einer anderen Währung entstehen in Euro konvertieren. Dafür muss der Wechselkurs genutzt werden, der im Monat des Aufrufs (Call for Proposals) im Amtsblatt der EU veröffentlicht wurde.

Auf wessen Namen müssen Rechnungen erstellt werden?

Rechnungen müssen auf den Namen des Koordinators oder der Partner erstellt werden. Es wird empfohlen eine Referenz zum Projekt hinzuzufügen (Titel, Nummer des Projektes etc.).

Gibt es Leitlinien für Reisekosten?

Organisationen sollten ihre eigenen Sätze für Tagegelder nutzen, um die Reisekosten zu berechnen (für Organisationen in Deutschland ist das Bundesreisekostengesetz eine gute Orientierung). Die Reisekosten sollten allerdings nicht über den von der Europäischen Kommission festgelegten Höchstsätzen liegen, die mit dem Aufruf (Call for Proposals) veröffentlicht werden. Folgende Reisekosten sind förderfähig:

  • Flüge: Economy Class
  • Zug: 1. Klasse
  • Auto: Kilometerpauschale, 0,22 Euro oder höhere nationale Rate, über die Nachweis erbracht werden muss
  • Taxi: ist üblicherweise nicht förderfähig, weil es Teil des Tagegeldes ist. Die Nutzung von Taxis sollte vermieden werden (Ausnahmen: Reisen früh am Morgen oder spät am Abend).

Spritkosten bei Mietwagen werden akzeptiert. Beide Nachweise (Rechnung der Autovermietung sowie Tankbelege oder Kilometerpauschale) sind möglich, aber nur eines der beiden kann abgerechnet werden (reale Kosten oder Zuschuss).

Was sind Sachleistungen und sind Sachleistungen förderfähig?

Sachleistungen sind jegliche Sacheinlagen/ geldwerte Leistungen des Koordinators, der Partner oder Dritter für das Projekt, die einen messbaren Barwert haben können und nicht von einem Projektleiter oder einem der Partner bezahlt werden (d.h. kosten, die nicht buchhalterisch erfasst werden). Es kann sich um Leistungen in Form von langlebigen Investitionsgütern und Ausrüstungen, der Bereitstellung von Räumlichkeiten, Rohmaterial und unentgeltlicher ehrenamtlicher Arbeit handeln.

Räume und Musikinstrumente die kostenfrei zur Verfügung gestellt werden, werden als Sachleistungen betrachtet und dürfen nicht ins Budget aufgenommen werden. Im Rahmen des Projektes zur Verfügung gestellte Sachleistungen sollten in der detaillierten Projektbeschreibung und in der Kooperationsvereinbarung dargestellt werden.

Was sind förderfähige Kosten im Zusammenhang mit Drittländern?

Projektaktivitäten mit Kosten im Zusammenhang mit einem Drittland (d.h. Kosten im Zusammenhang mit Einzelpersonen, die Bürger eines Drittlandes sind, mit Organisationen, die ihren Sitz in einem Drittland haben und mit Aktivitäten, die in einem Drittland umgesetzt werden) Organisationen aus Drittländern können als „inoffizielle Partner“ (früher assoziierte Partner) am Projekt teilnehmen. Die dem Koordinator und/oder den Partnern entstandenen Kosten dürfen maximal 30% der gesamten förderfähigen Projektkosten ausmachen. Im Budget müssen die Kosten eines Partners aus einem Drittland von einem der anderen Partner gezahlt oder erstattet werden, um förderfähig zu sein.

Wie muss nachgewiesen werden, dass die indirekten Kosten 7% nicht übersteigen?

Eine Pauschale von maximal 7% der förderfähigen direkten Kosten des Projektes für indirekte Kosten ist förderfähig. Indirekte Kosten müssen im Abschlussbericht nicht im Einzelnen nachgewiesen werden. Dennoch müssen sie bei den Begünstigten tatsächlich entstanden sein und buchhalterisch erfasst sein, so dass sie für einen möglichen Audit nachprüfbar sind.

Was ist bei der Vergabe von Unteraufträgen zu beachten?

Unterauftrag meint die Beschaffung von Gütern, Arbeiten oder Dienstleistungen (Ausführungsverträge), wenn dies für die Umsetzung des Projektes notwendig ist. Unteraufträge können nur für unterstützende Aktivitäten vergeben werden. Sie dürfen nur einen Teil der Maßnahme abdecken, der Projektleiter und die Partner müssen rechtlich und finanziell für das Projekt verantwortlich bleiben.

Grundsätzlich gilt das Prinzip, dass nationale Regelungen zur Vergabe von Unteraufträgen angewendet werden müssen. Begünstigte müssen in einem Ausschreibungsverfahren Angebote von potenziellen Auftragnehmern einholen und gewährleisten, dass dem wirtschaftlich günstigsten Angebot oder ggf. dem preisgünstigsten Angebot der Zuschlag erteilt wird. Dabei müssen sie Interessenskonflikte vermeiden und die Unterlagen für eine eventuelle Prüfung (Audit) aufbewahren.

Überschreiten die Unteraufträge einen Auftragswert von 60.000 Euro, sind die Begünstigten gehalten, die Ausschreibung umfassend zu dokumentieren, nach Abschluss der Maßnahme zusammen mit dem Abschlussbericht eine Kopie der relevanten Dokumente einzureichen und die Unterlagen für eine eventuelle Prüfung aufzubewahren.

Es gibt keine Begrenzung bei der Vergabe von Unteraufträgen.

Wie beurteilt die EACEA die operationelle Leistungsfähigkeit?

Der Antragsteller muss die professionellen Kompetenzen und angemessenen Qualifikationen für die Umsetzung des Projektes nachweisen. Die EACEA bewertet die operationelle Leistungsfähigkeit anhand der Aktivitätsberichte und der Partnership Information inklusive der Lebensläufe. Der Antragsteller muss außerdem seit mindestens zwei Jahren aktiv sein und entsprechende Leistungen nachweisen können.

Was passiert, wenn die EACEA die finanzielle Leistungsfähigkeit des Koordinators als nicht ausreichend einschätz?

Um ein Projekt umzusetzen, benötigt das Projektkonsortium stabile und ausreichende Mittel zur Kofinanzierung. Die EACEA beurteilt die finanzielle Leistungsfähigkeit anhand des Formulars zur finanziellen Leistungsfähigkeit und der finanziellen Erklärungen (Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnung).

Sollte die finanzielle Leistungsfähigkeit als nicht ausreichend eingeschätzt werden, kann die EACEA:

  • eine Garantie von einer Bank oder einem Dritten einfordern;
  • einen Fördervertrag/eine Finanzhilfevereinbarung ohne Vorfinanzierung anbieten und eine oder mehrere Zwischenzahlungen auf Grundlage der bereits angefallenen förderfähigen Ausgaben leisten, wenn das Projekt schon teilweise umgesetzt wurde.

Wer muss das Formular Finanzielle Leistungsfähigkeit einreichen?

Wer muss das Formular Finanzielle Leistungsfähigkeit einreichen?

Das Formular zur finanziellen Leistungsfähigkeit muss von antragstellenden Organisationen ausgefüllt werden, die mehr als 60.000 Euro beantragen. Öffentliche Einrichtungen sind davon ausgenommen.

Was muss man noch zum Formular Finanzielle Leistungsfähigkeit wissen?

Antragsteller (außer öffentlichen Einrichtungen) müssen das Formular zur finanziellen Leistungsfähigkeit ausfüllen. Wir empfehlen hierfür die eigene Buchhaltung hinzuzuziehen. Die folgenden Erläuterungen können beim Ausfüllen des Formulars hilfreich sein:

  • Eigenkapital (equity capital): Erträge durch den Verkauf von Wertpapieren oder durch Einbehaltung von erwirtschaftetem Geld der Organisation. Der Betrag wird oben auf dem Blatt Bilanzen der Verpflichtungen/Verbindlichkeiten ausgegeben.
  • Betriebsergebnis (operating result): das Ergebnis (Gewinn oder Verlust) eingenommen durch die Kerngeschäfte der Organisation. Der Wert ergibt sich durch die folgende Rechnung: Betriebseinnahmen – Betriebskosten – Abschreibungen
  • Abschreibungsbetrag verbucht als Betriebsausgaben: Diese habe nichts mit den indirekten Kosten zu tun. Gebäude, Maschinen, Ausstattung, Möbel, Beleuchtung, Computer, Außenbeleuchtung, Parkplätze, Autos und LKW sind Beispiele von Vermögenswerten, die länger als ein Jahr halten, aber nicht auf unbestimmte Zeit. In jedem Abrechnungszeitraum (Jahr, Quartal, Monat etc.) wird ein Teil der Kosten für diese Vermögenswerte verbraucht. Der Teil, der verbraucht wurde, wird als Abschreibungsaufwand bei der Erfolgsrechnung (income statement) vermerkt. Praktisch wird also bei der Abschreibung ein Teil der Kosten für die Vermögenswerte von den Bilanzen auf die Erfolgsrechnung übertragen.

Umsetzung

Wann und wie wird der Zuschuss ausgezahlt?

Ein Vorschuss kann spätestens 30 Tage nach Unterzeichnung des Fördervertrags mit der EACEA ausgezahlt werden. Die folgenden Zahlungen werden nach Annahme des Abschlussberichts oder von Zwischenberichten durch die EACEA durchgeführt.

Der Zuschuss wird dem Projektkoordinator von der EACEA ausgezahlt. Der Projektkoordinator ist für die richtige Verwendung des Zuschusses und die ordnungsgemäße Abrechnung des Projektes verantwortlich. Der Koordinator ist dafür zuständig den Zuschuss an die Partnerorganisationen, wie in der Kooperationsvereinbarung festgelegt, auszuzahlen.

Abhängig von der Dauer des Projektes wird der Zuschuss in zwei (Projektdauer bis zu 24 Monate) bzw. drei (Projektdauer bis zu 48 Monate) Raten ausgezahlt.

Wie wird das Budget zwischen den Partnern aufgeteilt?

Es gibt keine festgelegte Formel, wie das Budget unter den Partnern aufgeteilt wird. Beispiel: es ist möglich, dass auf den Koordinator 80 % des Budgets entfallen, während auf die anderen fünf Partner je 4 % des Budgets entfallen. Es ist auch möglich, dass ein oder mehrere Partner keine Eigenfinanzierung oder Kofinanzierung in das Projekt einbringen. Dennoch sollte die Partnerschaft ausgeglichen sein und jeder Partner aktiv in das Projekt eingebunden sein.

Was ist ein Prüfbericht (Audit)?

Ein Prüfbericht (Audit) dient der Überprüfung der sorgfältigen Nutzung öffentlicher Gelder. Bei einem EU-Zuschuss von mehr als 60.000 Euro muss ein „Report of factual findings on the financial report – type I“ eingereicht werden, bei einem Zuschuss von mehr als 750.000 Euro ein „type II“-Bericht.

Die Kosten für den Prüfbericht (Audit) sind förderfähig. Vergessen Sie nicht diese Kosten bei der Erstellung des Finanzplans im Antrag einzuplanen!

Der Prüfbericht (Audit) muss von einem Wirtschaftsprüfer für das gesamte Projektkonsortium durchgeführt werden.

Zusätzlich kann die EACEA oder die Europäische Kommission weitere technische oder Abschlussprüfungen zur Nutzung eines Zuschusses durchführen. Diese können von eigenen Mitarbeitern durchgeführt oder an eine externe Stelle (Auditor) ausgelagert werden.

Müssen die Partner die Kosten für den Prüfbericht (Audit) in ihr Budget integrieren oder werden die Kosten nur dem Koordinator zugeschrieben?

Die Kosten für den Prüfbericht (Audit) müssen in der Buchführung des Koordinators vermerkt sein. Alle Nachweise der Partner müssen an den Projektkoordinator geschickt werden. Für die Partner ist kein eigener Prüfbericht (Audit) notwendig.

Welche Kosten für den Abschlussbericht sind nach Abschluss der Förderperiode des Projektes förderfähig?

„Förderfähige Kosten entstehen während der Dauer der Maßnahme, wie in der Finanzhilfevereinbarung festgelegt, mit Ausnahme der Kosten im Zusammenhang mit den Abschlussberichten und dem Bericht über die Prüfungsfeststellungen zum abschließenden Finanzbericht“ (Leitfaden S. 21) Das bedeutet, dass begrenzte Personalkosten (nur zur Vorbereitung des Abschlussberichts) und Auditkosten förderfähig sind, auch wenn sie erst nach Ende des Projektes entstehen können.

Was passiert, wenn die tatsächlichen Kosten des Projektes von den vorgesehenen Kosten abweichen?

Die Höhe des Zuschusses wird im Fördervertrag (grant agreement) zwischen dem Koordinator und der EACEA festgelegt. Der Vertrag setzt den prozentualen Anteil fest, welchen der Zuschuss zum Projektbudget leistet. Der Zuschuss reduziert sich automatisch, wenn die Projektkosten sinken. Weder die Fördersumme noch der prozentuale Anteil der EU-Förderung am Projektbudget kann steigen.

Sind Übertragungen zwischen den einzelnen Budgetkapiteln möglich?

Übertragungen von einem Budgetkapitel auf ein anderes sind auf max. 10 % der gesamten förderfähigen Kosten beschränkt.

Große Budgetänderungen währen der Laufzeit des Projektes, müssen von der EACEA genehmigt werden. Rückwirkend werden diese nicht akzeptiert. Die genauen Bedingungen werden mit Fördervertrag mit der EACEA dargelegt.

Wo finde ich das Programmlogo?

Das Creative Europe Logo finden Sie auf der Website der EACEA.

Folgender Hinweis ist auf den Innenseiten der von externen, unabhängigen Einrichtungen mit Unterstützung der Europäischen Union verfassten Veröffentlichungen und Studien anzubringen: „Dieses Projekt wurde mit Unterstützung der Europäischen Kommission finanziert. Die Verantwortung für den Inhalt dieser Veröffentlichung trägt allein der Verfasser; die Kommission haftet nicht für die weitere Verwendung der darin enthaltenen Angaben.“